Dokumentacja wycieczki powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w szkole, drugi zabiera ze sobą kierownik wycieczki. Po powrocie z wycieczki drugi egzemplarz składa się do dokumentacji wychowawcy klasy. Do planu i karty wycieczki należy dołączyć listę uczestników wycieczki, która powinna zawierać:
Obowiązki Dyrektora szkoły: Wyznacza kierownika wycieczki. Określa liczbę uczestników przypadających na jednego opiekuna w zależności od wieku, stopnia rozwoju psychofizycznego, stanu zdrowia, stopnia zdyscyplinowania, specyfiki wycieczki lub imprezy turystycznej. Zatwierdza Kartę wycieczki. Organizator wycieczki szkolnej stoi przed dużym wyzwaniem. Pogodzić oczekiwania – rodziców i uczniów, oraz dopasować środek transportu, aby ten był komfortowy, bezpieczny i najtańszy. Wynajem autokarów Warszawa to obecnie optymalne rozwiązanie przy planowaniu wyjazdu ze stolicy na krótkie i średnie trasy. 12. Kierownik wycieczki uzgadnia termin i cel wycieczki z dyrektorem szkoły. 13. Po uzgodnieniu terminu z dyrektorem kierownik wycieczki pobiera pakiet dokumentów do wypełnienia ze strony szkoły: 1) kartę wycieczki, harmonogram i listę uczestników; 2) kalkulację kosztów; 3) zgody rodziców na uczestnictwo dziecka w wycieczce;